Planowanie czasu pracy w gastronomii i hotelarstwie - wyższa szkoła jazdy
Jeśli myślisz, że planowanie pracy w biurze jest trudne, spróbuj ułożyć grafik dla dużej restauracji w sezonie letnim. Gastronomia i hotelarstwo (HoReCa) to branże, gdzie standardowe zasady 9-17 nie istnieją. Tutaj rządzi chaos, a dobry grafik to jedyny sposób, by nad nim zapanować.
Specyfika branży HoReCa
1. Nieprzewidywalność ruchu
Piękna pogoda? Pełny ogródek. Deszcz? Pusta sala. Menedżer musi balansować między "przepalaniem" pieniędzy na stojącą załogę a "zatykaniem się" kuchni przy nagłym tabace.
Rozwiązanie: Elastyczny grafik i system "na telefon". Część załogi to "stand-by", których wzywasz w razie potrzeby.
2. Wysoka rotacja i studenci
Większość załogi to studenci, uczniowie i pracownicy sezonowi. Ich dyspozycyjność zmienia się z tygodnia na tydzień (egzaminy, imprezy, wyjazdy).
Rozwiązanie: Zbieranie dyspozycyjności to podstawa. Ręczne spisywanie tego na kartce to samobójstwo. Potrzebujesz aplikacji, gdzie kelner sam zaznaczy "w piątek nie mogę, mam kolokwium".
3. Różne formy zatrudnienia
Umowa o pracę (kucharz szef), zlecenia (kelnerzy), B2B (manager). Każda z tych grup ma inne zasady czasu pracy.
Uwaga Prawna
Nawet na umowie zlecenie warto przestrzegać minimalnych odpoczynków, by uniknąć przemęczenia i wypadków w pracy (gorący olej, szkło!).
Jak układać grafik w restauracji?
Krok 1: Prognoza sprzedaży
Patrz w historię (rok temu) i kalendarz (święta, wydarzenia w mieście). Jeśli w sobotę jest koncert na rynku, potrzebujesz pełnej obsady.
Krok 2: Sekcje i stanowiska
Nie planuj "5 ludzi". Planuj: 1 barman, 2 kucharzy sekcyjnych, 1 pomoc, 3 kelnerów. Pamiętaj o "wydawce".
Krok 3: Równoważny system czasu pracy
To zbawienie dla gastronomii. Możesz zaplanować zmianę 12h w piątek i sobotę, a dać wolne w poniedziałek i wtorek. To idealnie pokrywa się z natężeniem ruchu.
Krok 4: System RCP
W gastronomii "kwadrans studencki" to norma. Spóźnienia są plagą. Elektroniczna rejestracja czasu pracy (odbicie się na tablecie POS) ucina dyskusje o tym, o której kto przyszedł.
Koszty pracy (Labor Cost)
W gastronomii koszt pracy powinien wynosić ok. 25-30% obrotu. Jeśli wynosi 40%, prawdopodobnie masz za dużo ludzi na zmianach w "martwych godzinach".
Jak to optymalizować? Analizuj raporty sprzedaży godzinowej z POS i nakładaj je na grafik w systemie takim jak Calenda. Zobaczysz dokładnie, gdzie przepłacasz.
Podsumowanie
Gastronomia nie wybacza błędów w planowaniu. Zły grafik to albo wściekli goście (za mało obsługi), albo wściekły właściciel (za wysokie koszty). Kluczem jest elastyczność i szybka komunikacja, którą zapewniają nowoczesne aplikacje.