Kary PIP za nieprawidłowy grafik pracy 2026
Prowadzenie firmy wiąże się z obowiązkiem przestrzegania przepisów Kodeksu Pracy. Jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów jest czas pracy i grafiki. Sprawdź, jakie kary grożą za nieprawidłowości i jak się przed nimi uchronić.
Maksymalna kara
Za naruszenie przepisów o czasie pracy Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć karę grzywny do 30 000 zł. W przypadku recydywy kary mogą być jeszcze wyższe.
Najczęstsze naruszenia wykrywane przez PIP
1. Brak grafiku pracy lub spóźnione przekazanie
Grafik pracy musi być przedstawiony pracownikom minimum 7 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego.
Typowe naruszenia:
- Brak jakiegokolwiek grafiku (ustne informowanie)
- Przedstawienie grafiku z opóźnieniem
- Zmiany grafiku bez odpowiedniego wyprzedzenia
Kara: od 1 000 zł do 30 000 zł
2. Nieprzestrzeganie minimalnego odpoczynku
| Rodzaj odpoczynku | Wymagane minimum | Częste naruszenie |
|---|---|---|
| Dobowy | 11 godzin | Zmiany zbyt blisko siebie |
| Tygodniowy | 35 godzin | Praca bez dnia wolnego |
Przykład naruszenia
Pracownik kończy zmianę o 22:00, a następnego dnia zaczyna o 7:00. Odstęp wynosi tylko 9 godzin zamiast wymaganych 11. To jest wykroczenie!
3. Przekroczenie norm czasu pracy
Limit tygodniowy: przeciętnie 40 godzin (max 48h z nadgodzinami)
Naruszenia:
- Systematyczne planowanie nadgodzin
- Przekraczanie limitu 150 nadgodzin rocznie (bez zgody)
- Brak rekompensaty za nadgodziny
4. Praca w niedziele i święta
W niektórych branżach (handel, gastronomia) praca w te dni jest dozwolona, ale:
- Pracownik musi otrzymać dzień wolny w zamian
- Nie można pracować we wszystkie niedziele
Jak przebiega kontrola PIP?
Krok 1: Zapowiedź kontroli (lub nie)
PIP może przeprowadzić kontrolę:
- Zapowiedzianą - z wyprzedzeniem kilku dni
- Niezapowiedzianą - szczególnie po skargach pracowników
Krok 2: Sprawdzenie dokumentacji
Inspektor sprawdzi:
- Grafiki pracy (czy są, czy terminowo przekazane)
- Ewidencję czasu pracy
- Listy obecności
- Umowy o pracę
Krok 3: Rozmowy z pracownikami
Inspektor może przepytać pracowników o:
- Rzeczywisty czas pracy
- Zgodność grafiku z rzeczywistością
- Przerwy i odpoczynki
Krok 4: Protokół i decyzja
Po kontroli inspektor sporządza protokół i może:
- Wydać nakaz usunięcia nieprawidłowości
- Nałożyć grzywnę w postępowaniu mandatowym (do 2 000 zł)
- Skierować sprawę do sądu (grzywny do 30 000 zł)
Tabela kar za poszczególne naruszenia
| Naruszenie | Kara minimalna | Kara maksymalna |
|---|---|---|
| Brak grafiku pracy | 1 000 zł | 30 000 zł |
| Nieprzestrzeganie odpoczynku dobowego | 1 000 zł | 30 000 zł |
| Nieprzestrzeganie odpoczynku tygodniowego | 1 000 zł | 30 000 zł |
| Przekroczenie norm czasu pracy | 1 000 zł | 30 000 zł |
| Brak ewidencji czasu pracy | 1 000 zł | 30 000 zł |
| Nielegalna praca w niedzielę/święto | 1 000 zł | 30 000 zł |
Okoliczności łagodzące
Wysokość kary zależy od wielu czynników: skali naruszeń, liczby poszkodowanych pracowników, czy naruszenie było świadome, oraz od tego, czy pracodawca współpracuje z inspektorem.
Jak uniknąć kar PIP?
✅ Checklist zgodności z prawem
- Grafik na czas - przedstawiaj grafik min. 7 dni przed okresem rozliczeniowym
- Odpoczynek dobowy - sprawdzaj czy między zmianami jest min. 11h
- Odpoczynek tygodniowy - zapewnij min. 35h nieprzerwanego odpoczynku
- Normy czasu pracy - kontroluj przeciętny czas pracy
- Ewidencja - prowadź rzetelną ewidencję czasu pracy
- Dokumentacja - przechowuj grafiki i ewidencję przez 3 lata
Co robić po otrzymaniu kary?
1. Przeanalizuj protokół kontroli
Sprawdź dokładnie, jakie naruszenia wykryto i czy zgadzasz się z ustaleniami.
2. Złóż zastrzeżenia (jeśli zasadne)
Masz 7 dni na złożenie zastrzeżeń do protokołu kontroli.
3. Usuń nieprawidłowości
Wykonaj nakazy inspektora w wyznaczonym terminie.
4. Wdróż procedury zapobiegające
Najlepszą ochroną przed karami jest prewencja:
- Automatyczne systemy weryfikacji grafików
- Szkolenia dla osób układających grafiki
- Regularne audyty wewnętrzne
Przypadki z życia wzięte
Przypadek 1: Restauracja w centrum handlowym
Problem: Grafik przekazywany pracownikom dzień przed początkiem miesiąca.
Kara: 5 000 zł
Nauka: Automatyzacja powiadomień o grafiku
Przypadek 2: Sklep spożywczy
Problem: Pracownicy pracowali 6 dni w tygodniu bez 35h odpoczynku.
Kara: 12 000 zł
Nauka: System alertów o naruszeniach odpoczynku
Przypadek 3: Firma ochroniarska
Problem: Brak ewidencji czasu pracy, praca ponad 12h na zmianie.
Kara: 20 000 zł + nakaz prowadzenia ewidencji
Nauka: Elektroniczny system rejestracji czasu pracy
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Czy pracownik może donieść do PIP anonimowo?
Tak, PIP przyjmuje anonimowe skargi pracowników. W praktyce większość kontroli niezapowiedzianych wynika właśnie ze skarg.
Jak długo PIP może kontrolować firmę?
Kontrola może trwać od kilku godzin do kilku dni. W przypadku większych firm lub poważnych naruszeń - nawet dłużej.
Czy można odwołać się od kary PIP?
Tak, od mandatu można odmówić przyjęcia (sprawa trafia do sądu). Od decyzji administracyjnej przysługuje odwołanie.
Czy małe firmy też są kontrolowane?
Tak, PIP kontroluje firmy wszystkich wielkości. Małe firmy są nawet częściej kontrolowane proporcjonalnie do ich liczby.
Artykuł ma charakter informacyjny. W konkretnych przypadkach zalecamy konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.