Grafik pracy 2026 – aktualne przepisy, zasady i terminy
Kompletny przewodnik po przepisach dotyczących grafików pracy. Dowiedz się, jak układać harmonogram zgodnie z Kodeksem Pracy, kiedy go publikować i jak go zmieniać.
Co o grafiku pracy mówi Kodeks Pracy?
W przepisach prawa pracy pojęcie „grafik” funkcjonuje jako harmonogram czasu pracy. Jest to rozkład, w którym pracodawca określa dni i godziny pracy oraz dni wolne dla poszczególnych pracowników w danym okresie rozliczeniowym.
Podstawa prawna: Zasady tworzenia rozkładów czasu pracy reguluje przede wszystkim Art. 129 Kodeksu Pracy.
Ile wcześniej pracownik musi otrzymać grafik?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Przepisy są tutaj bardzo precyzyjne i nie dają pracodawcy pełnej dowolności.
- 7 dni przed – to minimalny termin na przekazanie grafiku pracownikowi przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony.
- Forma przekazania – grafik może być przekazany w formie pisemnej lub elektronicznej (np. e-mail, system do grafików, aplikacja mobilna).
- Okres trwania – harmonogram musi obejmować co najmniej 1 miesiąc.
Kiedy nie trzeba tworzyć grafiku?
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:
- Rozkład wynika z przepisów (np. z regulaminu pracy lub umowy o pracę) i jest stały (np. praca zawsze od poniedziałku do piątku 8:00-16:00).
- Pracownik wykonuje pracę w zadaniowym systemie czasu pracy.
- Pracownik na swój wniosek stosuje ruchomy czas pracy.
- Pracownik wykonuje pracę w systemie skróconego tygodnia pracy lub systemie pracy weekendowej.
Kluczowe zasady układania harmonogramu
Zgodnie z przepisami, tworząc grafik, musisz uwzględnić następujące parametry:
Wymiar czasu pracy
Liczba godzin w grafiku musi odpowiadać wymiarowi czasu pracy obliczonemu dla danego okresu rozliczeniowego. Nie wolno planować „niedogodzin” ani nadgodzin.
Doba pracownicza
Niedozwolone jest planowanie pracy dwa razy w tej samej dobie pracowniczej (chyba że firma stosuje system ruchomego czasu pracy).
Odpoczynek
- Dobowy: minimum 11 godzin nieprzerwanej przerwy między zmianami.
- Tygodniowy: minimum 35 godzin (w tym 11h dobowego).
Wolne niedziele
W większości branż pracownikowi przysługuje co najmniej raz na 4 tygodnie wolna niedziela. Nie dotyczy to m.in. pracy w systemie weekendowym.
Zmiana grafiku pracy – co mówią przepisy?
Kodeks Pracy nie określa wprost procedury zmiany już opublikowanego grafiku. Przyjmuje się jednak, że:
- Przyczyna musi być obiektywna: Zmiana jest dopuszczalna tylko w sytuacjach nagłych (np. choroba innego pracownika, awaria, szczególne potrzeby pracodawcy).
- Zapis w regulaminie: Zasady i dopuszczalność zmian grafiku powinny być określone w Regulaminie Pracy lub obwieszczeniu.
- Termin powiadomienia: Powinien być „niezwłoczny”, aby pracownik mógł dostosować swoje plany osobiste.
| Sytuacja | Czy można zmienić grafik? | Warunek |
|---|---|---|
| Choroba kolegi z zespołu | Tak | Zapis w regulaminie |
| Błąd managera przy wpisywaniu | Tak | Poinformowanie pracownika |
| Widzimisię kierownika | Nie | Naruszenie stabilności planowania |
Jakie elementy musi zawierać poprawny grafik?
Aby inspektor PIP nie zakwestionował dokumentu, powinien on zawierać:
- Imię i nazwisko pracownika.
- Okres, którego dotyczy (np. marzec 2026).
- Dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
- Oznaczenie dni wolnych (z podaniem przyczyny, np. niedziela, święto, dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy).
Uwaga! Brak grafiku lub jego błędne prowadzenie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna.
Cyfrowy grafik pracy – czy jest legalny?
Tak! Przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji związanej z czasem pracy w formie elektronicznej. Jest to rozwiązanie rekomendowane ze względu na:
- Automatyczną weryfikację zgodności z Kodeksem Pracy.
- Łatwość udostępniania (pracownik ma grafik zawsze w telefonie).
- Trwałość – cyfrowe kopie są bezpieczniejsze przy kontroli PIP.
FAQ
Czy mogę wysłać grafik SMS-em?
Tak, o ile w Twojej firmie taka forma komunikacji jest przyjęta i pozwala pracownikowi na zapoznanie się z planem w sposób niebudzący wątpliwości.
Co jeśli grafik jest sprzeczny z umową o pracę?
Zapisy w umowie (np. o niepełnym wymiarze etatu) są nadrzędne. Grafik musi odzwierciedlać warunki zatrudnienia zawarte w umowie.
Czy w grafiku muszą być przerwy?
W grafiku wyznacza się godziny pracy. Przerwy (np. 15-minutowa „śniadaniowa”) wynikają z mocy prawa i nie muszą być każdorazowo wpisywane w godziny, chyba że pracodawca stosuje przerwy dodatkowe, niewliczane do czasu pracy.