Obowiązki pracodawcy według Kodeksu Pracy - kompletny przewodnik
Wszystkie obowiązki pracodawcy w jednym miejscu. BHP, wynagrodzenia, czas pracy, dokumentacja, szkolenia. Co grozi za zaniedbania?
Podstawowe obowiązki pracodawcy
Kodeks Pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków wobec pracowników. Ich naruszenie może skutkować karami finansowymi i odpowiedzialnością prawną.
Podstawa prawna: Art. 94 Kodeksu Pracy zawiera katalog podstawowych obowiązków pracodawcy.
1. Obowiązki związane z zatrudnieniem
Przed rozpoczęciem pracy
| Obowiązek | Termin | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Skierowanie na badania wstępne | Przed dopuszczeniem do pracy | Art. 229 § 1 KP |
| Szkolenie BHP wstępne | Przed dopuszczeniem do pracy | Art. 237³ § 1 KP |
| Zapoznanie z regulaminem pracy | Przed rozpoczęciem pracy | Art. 104³ § 1 KP |
| Poinformowanie o warunkach zatrudnienia | Do 7 dni od zawarcia umowy | Art. 29 § 3 KP |
Informacja o warunkach zatrudnienia
Pracodawca musi poinformować pracownika na piśmie o:
- Obowiązującej normie czasu pracy
- Częstotliwości wypłaty wynagrodzenia
- Wymiarze urlopu wypoczynkowego
- Długości okresu wypowiedzenia
- Układzie zbiorowym (jeśli dotyczy)
*dla pracowników zatrudnionych przed 2019 r.
2. Obowiązki BHP
Obowiązki ogólne
Pracodawca jest odpowiedzialny za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie. Musi:
- Organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczeństwo
- Zapewnić przestrzeganie przepisów BHP
- Reagować na potrzeby w zakresie BHP
- Zapewnić wykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy
Szkolenia BHP
| Rodzaj szkolenia | Dla kogo | Częstotliwość |
|---|---|---|
| Wstępne - instruktaż ogólny | Wszyscy nowi pracownicy | Przed dopuszczeniem do pracy |
| Wstępne - instruktaż stanowiskowy | Wszyscy nowi pracownicy | Przed dopuszczeniem do pracy |
| Okresowe - pracownicy | Stanowiska robotnicze | Co 3 lata |
| Okresowe - pracownicy | Stanowiska administracyjno-biurowe | Co 6 lat |
| Okresowe - pracodawcy i kierownicy | Osoby kierujące | Co 5 lat |
Ważne! Szkolenie BHP wstępne musi odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Brak szkolenia = wykroczenie.
Środki ochrony
Pracodawca musi bezpłatnie zapewnić:
- Odzież roboczą i obuwie robocze
- Środki ochrony indywidualnej (kaski, rękawice, okulary)
- Napoje i posiłki profilaktyczne (przy pracy w warunkach szkodliwych)
3. Obowiązki płacowe
Terminowość wypłat
| Zasada | Wymóg |
|---|---|
| Termin wypłaty | Stały, ustalony z góry |
| Najpóźniej | Do 10. dnia następnego miesiąca |
| Forma | Przelewem (za zgodą) lub gotówką |
| Dokumentacja | Pasek z wynagrodzeniem |
Co musi zawierać wynagrodzenie?
- Wynagrodzenie zasadnicze
- Dodatki (stażowy, funkcyjny)
- Premie i nagrody
- Dodatki za nadgodziny
- Dodatek za pracę w nocy
Minimalne wynagrodzenie 2026: 4666 zł brutto miesięcznie lub 30,50 zł brutto za godzinę.
4. Obowiązki związane z czasem pracy
Ewidencja czasu pracy
Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika:
- Liczbę przepracowanych godzin
- Godziny nadliczbowe
- Godziny pracy w porze nocnej
- Dni wolne od pracy
- Urlopy i nieobecności
Grafik (rozkład czasu pracy)
| Wymóg | Zasada |
|---|---|
| Forma | Pisemna lub elektroniczna |
| Termin przekazania | Co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu |
| Okres | Co najmniej 1 miesiąc |
| Dostępność | Dla każdego pracownika |
Odpoczynki
- 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego
- 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego
5. Obowiązki urlopowe
Urlop wypoczynkowy
| Staż pracy | Wymiar roczny |
|---|---|
| Poniżej 10 lat | 20 dni |
| 10 lat i więcej | 26 dni |
Obowiązki pracodawcy:
- Udzielić urlopu w roku, w którym pracownik nabył prawo
- Zaplanować urlopy (plan urlopów lub uzgodnienia)
- Zapłacić za urlop (wynagrodzenie urlopowe)
- Nie odwołać z urlopu bez ważnych powodów
Uwaga! Zaległy urlop musi być udzielony do 30 września następnego roku. Po tym terminie roszczenie nie wygasa, ale pracodawca popełnia wykroczenie.
6. Obowiązki dokumentacyjne
Akta osobowe
Pracodawca musi prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika:
Część A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie Część B - dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia Część D - dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową
Inne dokumenty
- Ewidencja czasu pracy
- Karta ewidencji przydziału odzieży roboczej
- Dokumentacja wypadkowa
- Rejestr chorób zawodowych
7. Zakaz dyskryminacji i mobbing
Obowiązek równego traktowania
Pracodawca musi:
- Równo traktować pracowników
- Nie dyskryminować ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, orientację seksualną
- Stosować obiektywne kryteria oceny
Przeciwdziałanie mobbingowi
Pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi. Musi:
- Wprowadzić procedury antymobbingowe
- Szkolić pracowników
- Reagować na zgłoszenia
- Eliminować zjawiska mobbingu
8. Obowiązki przy rozwiązaniu umowy
| Obowiązek | Termin |
|---|---|
| Wydanie świadectwa pracy | Niezwłocznie (w dniu rozwiązania) |
| Wypłata ekwiwalentu za urlop | W dniu rozwiązania |
| Wydanie dokumentów | Niezwłocznie |
| Rozliczenie pracownika | W dniu rozwiązania |
Konsekwencje zaniedbań
Kary za wykroczenia
| Naruszenie | Kara |
|---|---|
| Brak umowy na piśmie | 1000-30000 zł |
| Brak ewidencji czasu pracy | 1000-30000 zł |
| Niewypłacenie wynagrodzenia | 1000-30000 zł |
| Naruszenie przepisów BHP | 1000-30000 zł |
| Nieudzielenie urlopu | 1000-30000 zł |
Odpowiedzialność karna
Za uporczywe naruszanie praw pracownika (art. 218 KK):
- Grzywna
- Kara ograniczenia wolności
- Kara pozbawienia wolności do lat 2
Checklist obowiązków pracodawcy
Przed zatrudnieniem:
- Badania wstępne
- Szkolenie BHP wstępne
- Umowa o pracę na piśmie
- Informacja o warunkach zatrudnienia
W trakcie zatrudnienia:
- Ewidencja czasu pracy
- Grafiki z wyprzedzeniem
- Terminowe wypłaty
- Szkolenia BHP okresowe
- Udzielanie urlopów
- Badania okresowe
Przy rozwiązaniu:
- Świadectwo pracy
- Ekwiwalent za urlop
- Wydanie dokumentów