Nadgodziny - kiedy są legalne, jak je liczyć i rozliczać

Czym są nadgodziny?

Nadgodziny (godziny nadliczbowe) to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy.

Kiedy powstają nadgodziny?

1. Nadgodziny dobowe

Przekroczenie dobowego wymiaru czasu pracy:

• W podstawowym systemie: praca powyżej 8 godzin na dobę
• W systemie równoważnym: praca powyżej zaplanowanego wymiaru (np. powyżej 12h)

2. Nadgodziny średniotygodniowe

Przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej w okresie rozliczeniowym.

Kiedy nadgodziny są dozwolone?

Praca w nadgodzinach jest dopuszczalna tylko w dwóch przypadkach (Art. 151 § 1 KP):

1. Konieczność prowadzenia akcji ratowniczej

• Ochrona życia lub zdrowia ludzkiego
• Ochrona mienia
• Usunięcie awarii
• Ochrona środowiska

2. Szczególne potrzeby pracodawcy

• Nagłe, nieprzewidziane okoliczności
• Terminowe zamówienia
• Zastępstwo nieobecnych pracowników

Limity nadgodzin

Limit roczny

*maksymalnie 8 nadgodzin tygodniowo średnio

Limit tygodniowy

Łączny czas pracy z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Limit dobowy

Nie ma ścisłego limitu dobowego, ale musi być zachowany 11-godzinny odpoczynek dobowy.

Ile wynosi dodatek za nadgodziny?

Dodatek 100%

Przysługuje za nadgodziny przypadające:

• W nocy (22:00-6:00)
• W niedziele i święta (niebędące dla pracownika dniami pracy)
• W dniu wolnym udzielonym za pracę w niedzielę/święto

Dodatek 50%

Przysługuje za nadgodziny przypadające:

• W dni powszednie
• W dni robocze przypadające według grafiku

Przykład obliczenia

Pracownik z pensją 5000 zł brutto:

Stawka godzinowa = 5000 / 168h = 29,76 zł

Nadgodzina dzienna (50%):
29,76 + (29,76 × 50%) = 44,64 zł

Nadgodzina nocna/świąteczna (100%):
29,76 + (29,76 × 100%) = 59,52 zł

Czas wolny zamiast dodatku

Pracodawca może udzielić czasu wolnego zamiast dodatku za nadgodziny:

Na wniosek pracownika

• Proporcja: 1:1 (1 godzina nadgodziny = 1 godzina wolna)
• Termin: uzgodniony z pracownikiem

Z inicjatywy pracodawcy

• Proporcja: 1:1,5 (1 godzina nadgodziny = 1,5 godziny wolne)
• Termin: do końca okresu rozliczeniowego

Kto nie może pracować w nadgodzinach?

Czy można odmówić nadgodzin?

Kiedy MOŻESZ odmówić:

• ✅ Jesteś w ciąży
• ✅ Opiekujesz się dzieckiem do lat 4 (bez twojej zgody)
• ✅ Masz orzeczenie o niepełnosprawności (bez zgody lekarza)
• ✅ Nadgodziny naruszają odpoczynek dobowy/tygodniowy
• ✅ Przekroczono limit roczny

Kiedy NIE MOŻESZ odmówić:

• ❌ Akcja ratownicza/awaria
• ❌ Szczególne potrzeby pracodawcy (uzasadnione)
• ❌ Nie przekroczono limitów

Nadgodziny kadry kierowniczej

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych:

• Wykonują pracę w razie potrzeby również poza normalnymi godzinami
• Nie otrzymują dodatku za nadgodziny
• Wyjątek: prawo do dodatku za pracę w niedziele/święta, jeśli nie otrzymali dnia wolnego

Ewidencja nadgodzin

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, w tym nadgodzin:

Co musi zawierać:

1. Liczbę przepracowanych godzin
2. Godziny nadliczbowe
3. Godziny pracy w porze nocnej
4. Dni wolne od pracy
5. Urlopy i nieobecności

Kary za brak ewidencji

Najczęstsze błędy pracodawców

1. ❌ Planowanie nadgodzin - nadgodziny muszą wynikać z sytuacji nadzwyczajnych
2. ❌ Przekraczanie limitów - 150h/rok bez porozumienia, 416h/rok max
3. ❌ Brak odpoczynków - 11h dobowo, 35h tygodniowo
4. ❌ Niepłacenie dodatków - wymuszanie "nieodpłatnych" nadgodzin
5. ❌ Brak ewidencji - każda godzina musi być udokumentowana

Podsumowanie